Với nền kinh tế đang lao dốc, các công ty, tập đoàn lớn nhỏ tìm cách thắt chặt hầu bao – tiết kiệm chi phí doanh nghiệp. In ấn là một hoạt động thường trực của bất kỳ một công ty nào cho dù nhỏ hay lớn phải tiêu tốn tuy nhiên công tác quản lý, theo dõi hoạt động in ấn khó thực hiện và hầu như không được quan tâm. Những hiện tuợng in trùng, in nhầm, in những tài liệu không cần thiết không phải là chuyện hiếm thấy mà đôi khi lại trở thành thói quen xấu đáng phải quan tâm trong nhân viên. Chính vì vậy, giám sát việc in ấn, kiểm soát chi phí in ấn hàng tháng là một công tác cần phải triển khai ngay để thấy rằng hàng tháng doanh nghiệp bạn có thể tiết kiệm một lượng chi phí đáng kể.

 

Làm thế nào để theo dõi chi phí in ấn ?
 

Hầu hết các dòng máy in trên thị trường hiện nay đều không có phần mềm quản lý in ấn đi kèm hoặc hci3 đi kèm các vật tư ngành in máy in có giá rất đắt, do đó để quản trị in ấn các nhà quản lý phải bỏ chi phí trang bị cho phòng IT hay phải mua “phần mềm quản lý in ấn” như PaperCut Print (giá 415$ - dưới 10 người dùng), Print Manager Plus (395$ - dưới 10 người dùng)…hoặc dùng bản crack thì nguy cơ bị nhiễm Virust, Trojan làm ảnh hưởng đến mạng nội bộ công ty làm ngưng trệ hoạt động mạng, đôi khi còn bị phạt bởi đoàn kiểm tra bản quyền phần mềm.

 

Như vậy, nhìn vào giá các phần mềm quản lý in ấn thì số tiềndaonh nghiệp bỏ ra không phải nhỏ để khi muốn kiểm soát chi phí in (Giá phần mềm gần như bằng máy in laser màu mới: Canon LBP 7018C - 6,950,000 đ; BROTHER HL3040CN - 6,600,000 đ; HP CP1025 - 5,722,000 đ, OKI C301dn - 5,930,000 đ). Điều này là không hợp lý so với tiêu chí đặt ra từ đầu.

Hiểu được nhu cầu này, OKI là hãng máy in đầu tiên có tặng sẵn phần mềm quản lý in ấn OKI Print Job Accounting (PJA)vào tất cả các dòng máy có in mạng của mình. Phần mềm này, thậm chí đi kèm cả trong một model máy in laser màu giá dưới 6 triệu như OKI C301dn (xem bảng so sánh bên dưới)
 

 

 

  

Công cụ quản lý in ấn Print Job Accounting: miễn phí nhưng đáng giá hơn có phí !
 

 

Print Job Accounting là một phần mềm chuyên nghiệp nhưng cực kỳ dễ sử dụng

 

PM có thể chạy trên các hệ điều hành Windows XP/ Vista/ 7 và cả MAC OSX mà không đòi hỏi một HĐH chuyên dụng như Windows Sever. Hơn nữa giải pháp theo dõi in ấn của OKI được đồng bộ từ trong phần cứng nên cho dù máy chủ (dùng để cài pm quản lý) tắt máy hoặc không đăng nhập vào hệ thống mạng thì việc theo dõi, quản lý máy in vẫn hoạt động. Đây là điểm mà chắc chắn là các phần mềm trị giá hàng trăm $ cũng không có được.

 

PJA là một phần mềm quản lý tập trung nhưng cực kỳ chi tiết:

 

Sau 1 lần cài đặt cho “máy chủ”, PJA có thể quản lý nhiều vật tư ngành in máy in OKI trong công ty.

PJA có thể quản lý từng nhân viên hoặc từng nhóm nhân viên.

           VD : 1 nhân viên hoặc nhóm (phòng Kinh Doanh – Marketing – kế toán):

o   Chỉ được in X tờ/ tháng (Printed Sheets)

o   Chỉ được in X tiền/ tháng (Fees)

o   Chỉ được in trắng đen (Print in Mono)

o   Hoặc tất cả những điều kiện trên.

 

 

Quản lý chi tiết đến từng mục đích in ấn :

-       Chỉ cho phép mọi người in trắng đen, trừ những người được phép in màu.

 

 

PJA còn đi sâu sát đến từng ứng dụng được phép in hoặc chỉ in được trắng đen:

o   Quản lý theo ứng dụng – “Application” (VD Khi In từ trình duyệt web thì bị cấm, ngăn việc in linh tinh từ nhân viên).

o   Hoặc khi lưu tài liệu tập trung : Ta có thể chỉ cho phép in trắng đen, thậm chí cấm in tài liệu đó ra.

o   Cho phép ta phân quyền máy tinh bất kỳ trong công ty.

 

 

PJA có sẵn các “bảng giá” về mức phí mực, drum, giấy in cho từng dòng máy (tất nhiên người dùng có thể thay đổi lại nếu chưa chính xác) và dựa trên các “bảng giá” này để tính toán hoàn chỉnh chi phí in cho từng lần in giúp cho việc quản trị chi phí in ấn dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn cũng có thể định ra một mức chi phí cho phép đối với từng thành viên, phòng ban cụ thể và phần mềm sẽ tự tính toán ngược ra số trang in và tự động dừng nhận yêu cầu in từ các thành viên, phòng ban trên khi chi phí này tới hạn.

 

 

 

PJA là công cụ đắc lực trong việc theo dõi và quản lý chi phí in:

PJA có thể ghi nhận lịch sử các yêu cầu in với các thông tin hết sức chi tiết:

-       Thể hiện các thông tin : tên (User), pass (Account ID), in từ ứng dụng nào (Application), Tên máy tinh đc in (Host Name),  địa chỉ IP (Port), Chi phí cho lần in này (Fees)*, Số tờ đã  sử dụng (sheets), Số trang đã được in (pages).

 

 

-       Ta còn có thể xem chi tiết lương vật tư ngành in mực (mỗi màu C M Y K), drum và fuser đã tiêu hao. Biết xem NV in màu hay trắng đen cho tài liệu này.