Trước khi quyết định chọn mua vật tư ngành in máy in, hãy đề ra mục đích sử dụng, các tính năng cần thiết và mức chi phí hợp lý để có thể tìm được model phù hợp nhất nhằm phục vụ tối ưu cho nhu cầu in ấn của gia đình hay văn phòng bạn.

Trong những năm gần đây, công nghệ máy in hầu như không thay đổi nhiều dù các ngành công nghiệp khác phát triển đáng kể. Người dùng ngày càng in ra giấy ít hơn mà chủ yếu chuyển tài liệu sang các thiết bị di động như smartphone, tablet để đọc. Bên cạnh đó, để phục vụ cho số đông người dùng thiết bị di động, máy in ngày nay cũng hỗ trợ nhiều tính năng tiện lợi như in từ smartphone và tablet, in qua mạng không dây Wi-Fi và thậm chí một số model còn trang bị công nghệ NFC (near-field communication) tiên tiến.

 

Hãy cân nhắc để chọn đúng loại máy in phù hợp với nhu cầu in ấn của gia đình, văn phòng bạn.

Các nhóm người dùng máy in

 

Người dùng máy in nói chung thường thuộc 3 thành phần như sau:

Người dùng gia đình: Đây có thể là những người dùng cá nhân, gia đình hay sinh viên. Nhóm người dùng này thường không in ấn nhiều, nhưng họ lại có nhu cầu in các dạng từ tài liệu văn bản cho đến in ảnh hay các bản vẽ kỹ thuật chất lượng cao. Thông thường, người dùng nhóm này thường chọn các mẫu máy in linh hoạt và có giá rẻ chẳng hạn như dòng máy in phun màu.

Người dùng gia đình hay văn phòng nhỏ: Nhóm người dùng này có thể in nhiều hơn nhưng họ thường chọn mua các mẫu máy có chất lượng in chuyên nghiệp. Một số người dùng nhóm này thường chọn mua dòng máy in laser, trong khi số khác lại thích các mẫu máy in phun màu cùng mức giá nhưng sử dụng hộp mực nước rẻ hơn.

Người dùng doanh nghiệp nhỏ: Môi trường doanh nghiệp thường cần đến những máy in công suất lớn đủ sức đáp ứng yêu cầu in ấn cho tất cả nhân viên với tốc độ nhanh. Các dòng máy in phun màu với vật tư ngành in hộp mực dung lượng lớn chẳng hạn như dòng máy HP Officejet Pro có thể là một lựa chọn hợp lý. Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp đều chọn mua các model máy in laser tốc độ cao để phục vụ nhu cầu in ấn của họ.

Những tính năng quan trọng của máy in

In phun hay in laser: Trong khi máy in công nghệ laser trước giờ vẫn là lựa chọn của đa số người dùng văn phòng thì máy in phun vẫn còn một số khuyết điểm cần khắc phục như chất lượng in văn bản còn kém cũng như tốc độ in không nhanh so với máy in laser. Tuy nhiên, một số model máy in phun đời mới hiện nay cũng đã theo kịp máy in laser về những ưu điểm trên. Với mức giá tương đương máy in laser, máy in phun cũng cho chất lượng bản in văn bản tốt hơn và tốc độ nhanh hơn, cùng với nhiều tính năng hữu ích hơn nhưng đồng thời chi phí bản in lại thấp hơn.

Máy in đa chức năng: Đa số máy in trên thị trường hiện nay đều là những model ngoài chức năng in ấn còn đi kèm thêm khả năng quét, sao chụp và fax tài liệu hay hình ảnh. Một máy in đa năng đi kèm máy quét có thể giúp bạn dễ dàng quét và tạo bản sao kỹ thuật số của tài liệu hay hình ảnh. Trừ khi mục đích chính công việc hàng ngày của bạn chỉ là in ấn, hãy đầu tư chi phí để sắm một mẫu máy in đa chức năng để thay thế cho các cỗ máy quét, sao chụp hay fax chuyên dụng cồng kềnh.

 

Những model máy in đa chức năng ngoài khả năng in ấn còn đi kèm thêm khả năng quét, sao chụp và fax tài liệu hay hình ảnh.

Kết nối: Đa số máy in hiện nay đều có thể kết nối với máy tính qua cổng USB trong khi các model dành cho văn phòng còn có thêm cổng kết nối mạng để chia sẻ cho môi trường làm việc cộng tác. Wi-Fi cũng là một kết nối khá phổ biến trên hầu hết các mẫu máy in hiện nay, không chỉ giúp người dùng gia đình mà còn cho phép người dùng văn phòng in ấn từ thiết bị di động một cách dễ dàng.

 

In ấn di động: Không chỉ những mẫu máy in dành cho người dùng gia đình mà ngay cả các model dành riêng cho văn phòng hiện nay cũng hỗ trợ tính năng in từ thiết bị di động. Chỉ cần cài đặt ứng dụng dành riêng cho Android, iOS hay các nền tảng di động khác là người dùng có thể in trực tiếp đến máy in hay in qua email (chẳng hạn như công nghệ ePrint của HP hay Cloud Print của Google), hoặc sử dụng công nghệ của hãng thứ ba như AirPrint của Apple. Hơn nữa, một số mẫu máy in mới của Brother và Samsung còn hỗ trợ in bằng công nghệ NFC. Bạn có thể chạm thiết bị di động vào máy in tương thích, sau đó dùng ứng dụng dành riêng để gửi lệnh in thông qua mạng Wi-Fi nội bộ.

 

In ấn di động đang là một xu hướng phổ biến hiện nay.

Khả năng xử lý giấy: Số lượng giấy mà máy in của bạn có thể chứa được nên lớn hơn số trang mà bạn phải in hàng ngày, lý tưởng là nên lớn hơn nhiều nhằm giảm tải việc nạp giấy cho máy. Một máy in dành cho người dùng cá nhân thường có khay giấy chỉ chứa được khoảng 100-150 tờ. Một số model máy in phun còn có khay dành riêng cho giấy in ảnh. Máy in dành cho doanh nghiệp thường có khay giấy lớn hơn, ít nhất khoảng 250 tờ, trong khi các model cao cấp có khay giấy chuẩn có thể chứa lên đến 500 hay 1.000 tờ và đồng thời có thể nâng cấp thêm một hay nhiều khay giấy bổ sung. Tính năng này thực sự cần thiết cho một văn phòng bận rộn với nhu cầu in ấn liên tục số lượng lớn.

 

Khả năng in hai mặt: Máy in có tính năng này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí giấy chỉ còn phân nửa. Một số máy in không hỗ trợ in hai mặt tự động mà người dùng phải thực hiện bằng tay. Khi đó, máy sẽ hiển thị thông báo để bạn xoay và nạp giấy khi cần in mặt thứ hai. Các model có chức năng in hai mặt tự động sẽ giúp bạn giảm thiểu thao tác cũng như thời gian để in tài liệu hai mặt.

Các tính năng hữu ích khác

Màn hình hiển thị: Nhiều máy in cá nhân và doanh nghiệp thường có màn hình hiển thị nằm cạnh bảng điều khiển mặt trước, giúp bạn có thể chọn các tùy chọn trình đơn hay dùng để kiểm tra các thông báo trạng thái của máy. Trong khi loại màn hình đơn sắc điển hình thường chỉ có một hoặc hai dòng ký tự, thì các máy in cao cấp hay máy chuyên in ảnh lại trang bị màn hình LCD màu hay thậm chí là màn hình cảm ứng. Nói chung, bạn nên chọn máy in có bất kỳ loại màn hình hiển thị nào thay vì chỉ có dãy đèn báo nhấp nháy.

 

Cổng PictBridge cho phép bạn in ảnh trực tiếp từ máy ảnh số.

Khe đọc thẻ nhớ và cổng USB/PictBridge: Nếu bạn muốn in ảnh trực tiếp trên máy in phun, các model tích hợp khe đọc thẻ hay cổng PictBridge sẽ rất tiện lợi. Tuy nhiên, việc mở tập tin và in từ máy tính sẽ tiện lợi hơn nhiều nên bạn không cần phải tốn thêm chi phí đầu tư cho các tính năng này. Cổng USB trên máy in cho phép bạn in tài liệu trực tiếp từ bút nhớ USB, nhưng điều này cũng có nhiều nguy cơ tiềm ẩn, không có tính bảo mật nhất là đối với các doanh nghiệp.

 

Chi phí cho mực in

Ngoài chi phí đầu tư mua máy ban đầu, bạn cũng phải cân nhắc các khoản mua hộp mực mới hay bơm mực sau này tùy loại máy in. Nhiều mẫu máy in phun có giá hộp mực thay thế còn cao hơn nhiều so với giá mua máy.

 

Chi phí mực in cũng nên được cân nhắc ngay từ khi quyết định chọn mua máy in.

Các hãng máy in đều công bố dung lượng mỗi model hộp mực của họ, tức là số trang mà một hộp mực có thể in cho đến khi hoàn toàn hết mực. Hầu hết các thông tin này đều dựa trên công cụ đo lường theo chuẩn ngành công nghiệp in ấn, gồm một bộ các tài liệu cụ thể được in trong những thiết lập cụ thể và so sánh các kết quả giữa những model với nhau. Bên cạnh đó, các hãng sản xuất cũng thường cung cấp loại hộp mực dung lượng chuẩn và hộp mực dung lượng cao.

 

Có được mức giá của hộp mực cùng dung lượng số trang in, bạn có thể tính ra chi phí mỗi trang in. Điều quan trọng cần lưu ý là chi phí trang in có thể thay đổi tùy theo những gì bạn thực sự in ra hàng ngày, cụ thể là mức độ đậm nhạt hay mật độ chữ hay hình ảnh trên trang in.

Tóm lại, hầu hết các mẫu máy in đều có điểm tốt và điểm xấu. Hãy cân nhắc để chọn đúng loại vật tư ngành in máy in phù hợp với nhu cầu in ấn của gia đình, văn phòng bạn. Và điều quan trọng nhất là xác định chi phí thay thế hộp mực hay bơm mực sau này.